浅谈事业单位登记档案规范化管理

发布日期:2015-12-03

事业单位登记档案管理工作是事业单位登记管理工作的重要组成部分,事业单位登记档案是事业单位登记管理机关依法对事业单位进行登记、监督、管理过程中形成的具有重要参考价值的资料,它担负着为事业单位管理提供服务、为事业单位分类改革提供参考、为社会查询提供法律凭证等使命。事业单位登记档案管理工作规范化是一项长期而艰巨的任务,要将《档案法》、《事业单位登记管理档案管理办法》以及《事业单位登记管理条例》有机结合起来,不断提升事业单位登记管理工作水平。

一、以提高认识为前提,强化登记档案管理责任意识

事业单位登记档案规范化管理需要各级领导的充分重视,强化责任意识。一是要高度重视登记档案管理工作。要以高度的责任感,严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想,对待登记档案管理工作。在实际工作中应投入一定的精力关心支持这项事业,经常过问、检查、督促档案工作,想方设法创造档案管理的物质保障条件,确保足够的人力、物力、资源的配备。坚持把登记档案管理工作摆上重要议事日程,与日常管理、年度检验、网上登记等工作同安排、同部署、同检查、同考核,定期了解登记档案现状,帮助解决工作中存在的实际困难和问题,指导工作人员依据标准和有关规定开展工作。同时针对登记档案与其他档案整理不同的特点,主动邀请档案馆有关专家到现场进行帮助指导,研究制定出适合全市登记档案整理的具体方案和标准,为做好登记档案管理工作打下坚实的基础。二是要不断提高登记档案数字化认识。事业单位登记档案数字化工作是促进信息化建设健康发展的重要内容。随着事业单位网上登记工作深入推进,将产生的大量数字档案,如不对其进行有效管理,容易造成散失、损毁甚至篡改电子档案现象的发生,其易修改性将对档案的原始性造成巨大的冲击,如不对其进行科学归档、建立索引,容易造成资源分散、检索困难,其经济效益和社会效益将得不到有效发挥。因此,要将事业单位登记数字档案管理工作的重视程度提高到与传统纸质档案管理同样高的位置,大力推进事业单位登记数字档案的保存、备份、归档工作。三是要切实加强对登记档案管理的宣传。要不断提高事业单位对于登记管理档案工作重要性的认识。通过开办宣传专栏,开设网站登记档案管理板块,利用网站滚动信息、手机短信平台、宣传资料手册、座谈会等各种形式和载体,向广大干部职工广泛宣传有关档案法规、办法和制度,进一步提高档案管理人员知法、守法意识,使登记档案工作真正纳入依法管理的轨道,朝着规范化、程序化和标准化的方向发展。

二、以严格标准为抓手,创新登记档案管理模式

事业单位登记管理档案的形成贯穿于受理、审查、核准到发布公告的各个环节,并形成于事业单位的监督管理工作中。应坚持高标准、严要求、抓完整、促质量,积极探索和实践事业单位登记档案管理新模式。一是要建立工作台帐,加大收集整理力度。登记管理文件材料的收集整理,是登记管理档案工作的起点,它在登记管理档案业务工作诸环节中处于领先地位。没有这个环节其他登记管理档案业务工作无从做起;搞好这一环节,登记管理档案材料才能做到完整、系统,才能更好地开发档案信息资源。做好登记档案基础材料的收集整理工作,应建立《事业单位档案材料收集登记簿》,包括《接收(转出)事业单位登记管理档案登记表》、《收集(转出、缺少、清退)事业单位登记管理档案材料登记表》等基础表格,使登记档案基本情况一目了然。坚持把事业单位法人年检工作和事业单位登记档案整理工作结合起来,在严格事业单位年度审验的同时,做好年审档案的收集、整理、归档工作,保证档案材料真实、有效、齐全。二是要创新建档模式,实行分卷立宗。要按照档案管理的要求,进一步强化“一户一档”制度,一户一档,分类归档,专柜储存,专人负责管理。严格按照规定,规范归档范围,实行专用档案室、档案柜,一个登记单位一个档案盒,按登记序号编排,统一编号、统一格式、按单位建立索引,对每份档案材料按设立、变更、年检、注销进行分类整理以满足档案管理需要。三是要加大硬件投入,完善基础设施。为切实做好登记档案的收集整理、保管和利用等工作,应将登记档案建设经费列入财政预算,多渠道筹措资金,购置档案柜、档案盒等硬件设备,配置专用计算机、打印机等必要设备,为开展事业单位登记档案管理工作创造良好条件。

三、以开发利用为目标,建立健全档案管理规章制度

事业单位登记档案规范化管理的最终目标是开发利用档案。为提高登记档案管理的利用率,应根据《事业单位登记管理条例》、《档案法》及有关政策,重点围绕收集整理、保管和利用三个关键环节,健全完善以下四项制度。一要健全完善事业单位登记档案收集整理制度。为使登记档案收集整理工作逐步走上规范化轨道,应制定档案员职责、登记档案整理归档制度,凡属于事业单位登记管理范围的文件材料,应定期交本单位档案管理人员集中管理,任何单位和个人都不得据为己有或拒绝归档。登记主管机关收到事业单位的有关登记申请,经核准登记,发给证书并发布公告后,归档文件应及时送交档案管理人员,事业单位的年度报告和日常监督管理所形成的有关文件也应及时送交档案管理人员。档案管理人员在接收档案时,应检查有关材料是否齐全,不全的应敦促有关人员交齐,并履行签字手续。二要健全完善事业单位登记档案保管制度。在现有制度的基础上,不断健全完善《事业单位登记管理档案管理人员职责》和《保管保密制度》,严格按照“六防”(防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温)要求保管事业单位登记管理档案,并做好事业单位登记管理档案的保密工作。严禁个人私自保存登记档案,对利用档案材料营私舞弊者,应视情节轻重,严肃处理,对违反《档案法》和《保守秘密法》的,应依法处理。若登记机构或人员变动、对所保管的档案资料办理交接手续,应造册登记,逐项交待,逐项签章,做到交接清楚,资料连续完整。三要完善电子档案备份管理制度。对于电子档案保存的具体规定,可以按照《电子文件管理暂行办法》等规章制度并参照纸质档案相关管理制度,结合单位工作实际,建立管理制度,明确管理职责,规范业务流程。四要健全完善事业单位登记档案利用制度。为提高档案利用率,应进一步建全完善档案查阅制度,对档案内部使用、查阅、借阅的要对程序、时限等做出明确规定,为社会组织和个人查询登记事项和登记公告方面的档案信息提供方便。在对社会开放事业单位登记管理档案时,应当严格执行《档案法》的以下规定:利用的方式应限于阅览、复制和摘录;中华人民共和国的公民和组织在利用档案时,须持介绍信或者工作证、身份证等合法证明并填写《查阅事业单位登记档案审批表》。

四、以信息化建设为重点,大力推进登记档案数字化工作

事业单位登记档案数字化工作是实施事业单位网上登记工作的内在需要。为进一步提高登记管理的信息化水平,一要及时整理归档。事业单位网上登记手续办理完毕后,登记管理机关应将具有保存价值的电子文件及时放入网上登记管理系统永久库与纸质档案同步保存,并在其它如服务器、移动硬盘、光盘等存储设备中进行备份,做到“即时整理、即时保存、即时归档”。二要统一归档文件格式。为了便于今后的查阅和利用,可以参照传统事业单位纸质档案的分类方式,将其分成设立、变更、注销、年检、公告等电子文件夹,再将发生具体业务事项的事业单位将其所有电子文档制作成PPT或其它形式放入相应的电子文件中进行归档,并依照登记证号进行排序、编号、归档。三要加强集约化管理。各事业单位可以依托各主管部门硬件资源,实现事业单位网上登记办理、数字存储设备共享,这样既可以避免各单位分别新购软件和存储设备,最大限度地节省投资,提高利用率又可以集中保管档案数据,并顺利实现重要电子文件和数字档案的登记备份。

五、以强化素质为核心,不断提高档案管理服务优质化水平

登记档案管理是一项专业性很强的工作,不仅要求工作人员具备较高的政治素质,良好的职业道德,而且要具有较高的理论水平和较强的业务能力。一要加强业务培训,全面提高登记档案管理人员的业务素质和责任意识。将事业单位登记管理档案工作人员培养纳入人才培养计划,全面提高工作人员素质,通过专业培训、知识更新、进修学习等提高业务水平,建立登记档案管理人才梯队,适应登记管理档案业务发展。同时,建立档案管理考核责任追究制度,将事业单位登记档案管理列入绩效目标考核内容,推动档案管理水平的提高。二要加强业务学习,不断提高干部的综合素质和业务水平。在加强业务学习的同时,还应注重干部队伍的作风建设,教育引导他们转变工作作风,深入实际,实事求是,在工作中做到“廉洁公正、严谨细致、恪守职责、热情服务”,在机关形成一种“团结、紧张、严肃、活泼”的工作氛围。三要强化服务意识,提高登记档案人员的服务水平。在确保事业单位档案资料齐全、内容规范完善的同时,注重提高服务质量,使用文明语言,为事业单位开展业务工作提供详实可靠的资料信息,使档案管理工作达到“材料规范、内容齐全、管理科学、服务优质”的目标。